Как настроить архивацию писем в Outlook?

В Outlook слово «архивация» обозначает несколько разных механизмов. Кнопка «Архивировать» переносит выбранные сообщения в папку «Архив» внутри почтового ящика. Письма остаются на сервере, доступны с других устройств и обычно продолжают занимать место в квоте ящика.

Ручная архивация и автоархивация в классическом Outlook для Windows могут переносить старые элементы в локальный файл PST. Такой файл хранится на компьютере, где был создан или подключен. В новом Outlook для Windows автоархивации нет. Для рабочих учетных записей Microsoft 365 также может быть доступен отдельный Online Archive, которым управляет организация. Актуальные различия между версиями приложения описаны в справке Microsoft об архивировании в Outlook для Windows.

Перенос писем в папку «Архив»

Этот вариант подходит, когда нужно убрать переписку из «Входящих», но оставить ее в почтовом ящике. Он доступен в новом Outlook, Outlook.com и в ряде мобильных сценариев; названия кнопок и расположение элементов могут отличаться.

1. Выделите в списке одно письмо или несколько сообщений. Для множественного выбора в классическом Outlook удерживайте Ctrl.

   

2. На вкладке «Главная» нажмите «Архивировать». В классическом интерфейсе кнопка может находиться в группе удаления; в некоторых версиях также работает клавиша Backspace.

   

3. Если Outlook предлагает выбрать папку, подтвердите создание стандартной папки «Архив» либо укажите уже существующую папку для хранения сообщений.

   

4. Проверьте левую панель: выбранные письма исчезнут из исходной папки и появятся в разделе «Архив» вашей учетной записи.

   

Этот способ не равен выгрузке на диск: он не создает PST-файл и сам по себе не освобождает пространство в почтовом ящике. Если цель — уменьшить объем почты на сервере, в классическом Outlook используйте локальный PST-архив, а для корпоративной учетной записи уточните доступность Online Archive у администратора.

Если вы настраиваете почту на новом устройстве или хотите разделить личную и рабочую переписку, может пригодиться отдельный аккаунт Outlook. Перед подключением проверьте, какая версия Outlook используется: возможности архивации в новом и классическом приложениях различаются.

Ручная архивация в PST-файл в классическом Outlook

Ручной запуск позволяет выбрать папки, дату и место хранения PST-файла. Старые элементы будут перемещены из выбранных папок в локальный архив. Не удаляйте этот файл и сохраните резервную копию, если письма важны: без подключенного PST они не отображаются в обычной структуре ящика.

1. Откройте вкладку «Файл» и перейдите в раздел «Сведения».

   

2. Нажмите «Инструменты» и выберите команду удаления старых элементов. В отдельных сборках классического Outlook она может называться «Средства очистки» — «Архивировать».

   

3. В окне архивации выберите пункт «Архивировать эту папку и все вложенные папки», затем отметьте нужную папку. Чтобы обработать несколько разделов ящика, выберите его корневой уровень.

   

4. Укажите дату в поле «Архивировать элементы, созданные до». Под обработку попадут элементы старше выбранной даты с учетом настроек папок и отдельных элементов.

   

5. В поле файла архива оставьте предложенный путь либо нажмите «Обзор» и выберите другую папку на компьютере.

   

6. Нажмите «ОК» и дождитесь завершения операции. Внизу окна классического Outlook может отображаться состояние архивации.

   

Часто PST-файл сохраняется в папке «Документы\Файлы Outlook» пользователя Windows под именем archive.pst, но путь зависит от версии программы и выбранных параметров. Такой архив не открывается в Outlook.com и не синхронизируется с телефоном автоматически. Для доступа на другом компьютере потребуется безопасно перенести и подключить PST-файл.

Автоархивация в классическом Outlook

Автоархивация доступна только в классическом Outlook для Windows. Она по расписанию обрабатывает старые элементы и, в зависимости от выбранных правил, перемещает их в PST-файл или удаляет. Не включайте окончательное удаление, если не уверены в сроках хранения. В новом Outlook для Windows этого инструмента нет.

1. Откройте «Файл» и выберите «Параметры».

   

2. Перейдите в раздел «Дополнительно», найдите блок «Автоархивация» и откройте его настройку.

   

3. Включите запуск автоархивации через заданное число дней и укажите подходящую периодичность.

   

4. При необходимости включите запрос перед запуском. Если опция отключена, классический Outlook выполняет обработку без отдельного подтверждения.

   

5. Задайте возраст элементов, после которого они будут считаться устаревшими для автоархивации.

   

6. Выберите действие со старыми элементами: перемещение в архивный файл с указанным путем или окончательное удаление. Для сохранения переписки выбирайте перемещение в PST.

   

7. Нажмите «Применить настройки ко всем папкам», если правило должно действовать для всего ящика, затем сохраните параметры кнопкой «ОК».

   

Необязательно ждать очередной даты в расписании. В классическом Outlook можно открыть «Файл» — «Сведения» — «Инструменты» и запустить автоархивацию вручную. Если команда недоступна, это может быть связано с типом учетной записи или политикой организации.

Отдельные правила для папки

Для папок разрешены собственные условия, которые заменяют общие параметры автоархивации. Например, «Отправленные» можно хранить дольше, а техническую папку с уведомлениями — исключить из обработки.

1. Щелкните правой кнопкой мыши по нужной папке в левой панели и выберите «Свойства».

   

2. Откройте вкладку «Автоархивация» в свойствах папки.

   

3. Выберите вариант архивации элементов этой папки по отдельным настройкам и укажите срок, после которого элементы считаются устаревшими.

   

4. Укажите, куда перемещать элементы: в стандартный архивный файл, в другой PST-файл или удалить их окончательно.

   

5. Нажмите «ОК», чтобы сохранить правило для выбранной папки.

   

Чтобы папка никогда не обрабатывалась автоматически, на той же вкладке выберите «Не архивировать элементы в этой папке». Эта настройка имеет приоритет над общими правилами автоархивации.

Как открыть PST-архив и найти письмо

После ручной или автоматической архивации письма не исчезают окончательно: они находятся в PST-файле. Если раздел архива не виден в левой панели, подключите файл вручную в классическом Outlook.

1. Откройте «Файл» — «Открыть и экспортировать» и выберите команду открытия файла данных Outlook.

   

2. Перейдите в папку, где хранится архив. Если путь не менялся, проверьте папку «Документы\Файлы Outlook» в профиле Windows.

   

3. Выделите нужный PST-файл и подтвердите выбор. В левой панели появится отдельный раздел с папками архива.

   

4. Откройте нужную папку или воспользуйтесь поиском Outlook. Письма из подключенного PST можно читать, искать и при необходимости перемещать обратно в основной ящик.

   

Подключенный архив обычно остается в списке папок при следующих запусках программы. Если файл нужно отключить, откройте параметры учетных записей, перейдите к «Файлам данных», выберите PST и используйте команду удаления из списка. Это отключает файл от профиля Outlook, а не обязательно стирает его с диска.

Если архивирование не работает

Нет кнопки «Архивировать»

На старых кадрах классического Outlook кнопка показана на вкладке «Главная». Ее отсутствие не всегда означает ошибку: набор команд зависит от типа учетной записи, версии приложения и настройки ленты. Для локального хранения воспользуйтесь ручной архивацией в PST, если эта возможность доступна в профиле.

Недоступна команда удаления старых элементов

В рабочем профиле Exchange или Microsoft 365 организация может использовать Online Archive и ограничивать локальные PST-архивы политикой. Не пытайтесь обходить такие ограничения: уточните у IT-администратора, какой способ хранения разрешен для вашей учетной записи.

Автоархивация не запускается

Проверьте свойства проблемной папки. Параметр «Не архивировать элементы в этой папке» отменяет общее правило. Также убедитесь, что используется именно классический Outlook: в новом Outlook для Windows автоархивация не поддерживается.

В Outlook.com, новом Outlook и мобильном Outlook используйте обычную команду «Архивировать» для перемещения писем в папку «Архив». Настройки PST и автоархивации из этой статьи относятся к классическому настольному Outlook для Windows.